A inclusão e edição da informação relativa ao processo de acompanhamento de cada programa ou plano territorial é da incumbência da entidade responsável pela elaboração desse programa/plano e das entidades envolvidas nesse acompanhamento. Apenas as entidades atrás mencionadas podem aceder à Área Reservada da PCGT.

Por exemplo, no caso de elaboração ou revisão de PDM a inclusão e edição da informação relativa ao processo de acompanhamento é da responsabilidade da Câmara Municipal respetiva (que lá tem que incluir entre outras coisas as diversas versões do plano), da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional (que gere o processo por presidir à Comissão Consultiva), e das restantes entidades que integram a Comissão Consultiva. Cada utilizador é responsável pela introdução edição da informação que respetiva competência (ver os quadros incluídos no Anexo I do Manual do Utilizador da PCGT).

O acesso à inclusão/edição da informação não é idêntico para todos os utilizadores, variando de acordo com o grupo de utilizadores (perfil) a que pertença e com que foi nomeado para um determinado processo.

Na área reservada, cada utilizador com perfil de "técnico" ou de "gestor de processo" apenas pode consultar e editar informação dos processos para os quais foi nomeado pelo administrador da respetiva entidade.

Portanto, a ação de nomeação dos representantes, efetuado pelos Administradores, para determinado processo é indispensável ao processo de acompanhamento através da PCGT.

A nomeação de um utilizador, pelo Administrador da entidade a que pertence, para acompanhamento de um procedimento de programa ou plano territorial é distinta e posterior à criação/credenciação desse utilizador pelo mesmo Administrador.